Akutansi dan Teknologi Informasi

I. Akuntansi dan teknologi Informasi

Fungsi Sistem Informasi :

a. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan.

b. Memproses data menjadi informasi yang berguna pihak manajemen.

c. Memanajemen data-data yang ada kedalam kelompok-kelompok yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.

d. Mengendalikan kontrol data yang cukup sehingga aset dari suatu organisasi atau perusahaan terjaga.

Setiap organisasi yang mempunyai komputer untuk memproses data transaksi mempunyai fungsi sistem informasi. Fungsi sistem informasi bertanggung jawab untuk pengolahan data (DP). Pengolahan merupakan aplikasi sistem informasi akuntansi yang fundamental dalam setiap oraganisasi. Fungsi sistem informasi dalam organisasi mulai berevolusi mulai dari struktur oraganisasi sederhana yang terdiri dari beberapa orang saja sampai struktur yang kompleks yang meliputi banyak spesialis yang bermutu.

Otomatisasi Kantor Perlunya Otomatisasi Kantor

Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia.

Otomatisasi kantor adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan.

Tujuan Otomatisasi Kantor :
Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas.Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik lagi selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatkan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Perlunya otomasi kantor :
Usaha untuk mencapai tingkat otomatisasi kantor adalah ukuran dari teknologi informasi untuk mencapai kriteria penting, sebagai platform aplikasi otomatisasi kantor perusahaan pertama-tama harus mengatur internet/jaringan intranet. Intranet merupakan informasi perusahaan terpadu sebagai kualitas, seluruh pelanggan dan dapat menggunakan infrastruktur publik untuk mitra bisnis anda, pelanggan dan staf luar biasa untuk memberikan berbagai pelayanan fleksibel, saluran akses informasi yang dapat di akses, untuk memperbaiki manajemen perusahaan dan efisiensi operasional layanan.

Contoh tentang teknologi tanggap cepat :
Contoh dari teknologi tanggap cepat adalah EDI (Electronic Data Interchange). Secara formal EDI didefinisikan sebagai transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik.
EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer yang satu ke sistem komputer yang lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.

II. Akuntansi dan Perkembangan Sistem

Tujuan dan Hakikat Perkembangan Sistem

Proyek pengembangan sistem pada umumnya mencakup tiga tahap utama yaitu :

1. Sistem Analisis
Meliputi formulasi dan evaluasi solusi-solusi atas masalah-masalah sistem. Penekanan dalam analisis sistem adalah tujuan keseluruhan sistem. Hal yang mendasar dalam hal ini adalah timbal balik, untung rugi, dalam pencapaian tujuan sistem.
Tujuan analisis system adalah :
- Untuk meningkatkan kualitas informasi.
- Untuk meningkatkan pengendalian intern.
- Untuk meminimalkan biaya.

2. Sistem Perancangan
Mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif atas pilihan-pilihan rancang bangun sistem dipandang dari kebutuhan keseluruhanya. Perancangan sistem adalah proses menspesifikasikan rincian solusi yang dipilih oleh proses analisis sistem.

3. Sistem Implementasi
Merupakan proses penempatan rancangan prosedur-prosedur dan metode-metode baru, atau yang telah direvisi, ke dalam operasi. Implementasi sistem mencakup pengujian atas solusi sebelum implementasi, pendokumentasian solusi, dan peninjauan atas sistem pada saat awal pengoperasiannya. Hal itu bertujuan untuk memverifikasi bahwa fungsi-fungsi sistem sesuai dengan spesifikasi rancangan.

Pertimbangan Perilaku dalam Pengembangan Sistem

Manajemen, pemakai, dan staf sistem perlu dilibatkan dalam perancangan sistem informasi dan kegiatan lanjutannya. Umumnya, kelompok perancangan atau tim proyek yang meliputi para pemakai, analis, dan wakil-wakil manajemen, dibentuk untuk mengidentifikasi kebutuhan, mengembangkan spesifikasi-spesifikasi teknis, dan mengimplementasikan sistem baru.

Masalah-masalah teknis, organisasional, dan manajemen proyek akan muncul dalam mengimplementasikan sistem informasi. Sistem informasi yang baru menimbulkan hubungan tata kerja baru di antara personel yang ada, perubahan-perubahan tugas, dan barangkali perubahan struktur organisasi formal. Faktor-faktor teknis, perilaku, situasi, dan personel yang berkaitan harus dipertimbangkan seluruhnya. Kegagalan untuk melakukan hal itu akan mengakibatkan tidak bergunanya output sistem, walaupun secara teknis sistem cukup baik. Lebih jauh, diperlukan kerja sama dari pemakai secara terus-menerus untuk mengoperasikan sistem (menyediakan input, verifikasi output) setelah sistem itu diimplementasikan.

Kerja sama pemakai yang dibutuhkan untuk keberhasilan pengoperasian sistem harus diyakini pada saat perancangan sistem, bukan sesudahnya. Sebagian besar aplikasi akuntasi bersifat rutin. Untuk memastikan kesesuaian dengan jadual produksi, hubungan yang terus-menerus di antara pemakai dan personel sistem informasi adalah penting. Daftar input, laporan, dan lainnya biasanya merupakan tanggung-jawab kelompok sistem, tetapi untuk implementasi dan pemeliharaan atas daftar ini diperlukan kerja sama dengan para pemakai.

Filosofi dari perancangan berorientasi pemakai(user oriented) membantu membentuk perilaku dan pendekatan kepada pengembangan sistem yang dengan seksama mempertimbangkan konteks organisasional. Para pemakai harus dilibatkan dalam perancangan aplikas. Perhatian yang seksama terhadap output, baik terhadap kuantitas maupun format, dalam tahap perancangan akan mencegah pemakai untuk mengerjakan ulang data atau meminta bentuk laporan baru pada saat sistem sudah berjalan. Output harus diarahkan kepada keputusan- keputusan; para pemakai harus memahami hakikat dan tujuan output agar dapat memanfaatkannya. Pelatihan karyawan harus tercakup dalam tahap perancangan, bukan dimulai setelah sistem dipasang. Akhirnya, sistem harus disiapkan untuk dapat menerima dan melakukan perubahan setelah mulai dioperasikan. Para pemakai biasanya meminta perubahan; antisipasi terhadap kemungkinan ini dan faktor-faktor lain yang telah diuraikan adalah sangat penting dalam filosofi berorientasi pemakai dalam perancangan sistem.

Sistem Keamanan Database

Keamanan Database :

Keamanan merupakan suatu proteksi terhadap pengrusakan data dan pemakaian data oleh pemakai yang tidak punya kewenangan.

untuk menjaga keamanan Basis Data dengan :

1. Penentuan perangkat lunak Data Base Server yang handal.

2. Pemberian Otoritas kepada user mana saja yang berhak mengakses, serta memanipulasi data-data yang

ada.

Klasifikasi User

pengguna Akhir :

1. Menggunakan hak akses orang lain.

2. Melihat & menutup data yang tidak diotorisasi .

3. Staf tidak di-training.

4. Pemasukan data yang dilakukan oleh yang tidak berhak.

5. Virus.

6. Pemerasan

Programmer / Operator :

1. Membuat Password.

2. Membuat program yang tidak aman .

3. Staf yang tidak di-training.

4. Kebijakan keamanan & prosedur .

5. Pemogokan staf.

Database Administrator :

Kebijakan keamanan & prosedur .

Penyalahgunaan Database :

a. Tidak disengaja, jenisnya :

· kerusakan selama proses transaksi .

· anomali yang disebabkan oleh akses database yang konkuren .

· anomali yang disebabkan oleh pendistribuasian data pada beberapa komputer .

· logika error yang mengancam kemampuan transaksi untuk mempertahankan konsistensi database.

b. Disengaja, jenisnya :

· Pengambilan data / pembacaan data oleh pihak yang tidak berwenang.

· Pengubahan data oleh pihak yang tidak berwenang.

· Penghapusan data oleh pihak yang tidak berwenang.

Keamanan Data :

1. Otorisasi

· Pemberian Wewenang atau hak istimewa (priviledge) untuk mengakses sistem atau obyek database.

· Kendali otorisasi (=kontrol akses) dapat dibangun pada perangkat lunak dengan 2 fungsi 1.

1. Mengendalikan sistem atau obyek yang dapat diakses.

2. Mengendalikan bagaimana pengguna menggunakannya.

· Sistem administrasi yang bertanggungjawab untuk memberikan hak akses dengan membuat account

pengguna.

2. Tabel View

· Merupakan metode pembatasan bagi pengguna untuk mendapatkan model database yang sesuai

dengan kebutuhan perorangan.

· Contoh pada Database relasional, untuk pengamanan dilakukan beberapa level :

· Read Authorization à pengguna diperbolehkan membaca data, tetapi tidak dapat memodifikasi.

· Insert Authorization à pengguna diperbolehkan menambah data baru, tetapi tidak dapat

memodifikasi data yang sudah ada.

· Update Authorization à pengguna diperbolehkan memodifikasi data, tetapi tidak dapat menghapus

data.

· Delete Authorization à pengguna diperbolehkan menghapus data.

3. Backup data dan recovery :

· Backup

Proses secara periodik untuk mebuat duplikat dari database dan melakukan logging file (atau program)

ke media penyimpanan eksternal.

· Recovery

Merupakan upaya uantuk mengembalikan basis data ke keadaaan yang dianggap benar setelah

terjadinya suatu kegagalan.

4. Kesatuan data dan Enkripsi :

· Enkripsi : keamanan data.

· Integritas :metode pemeriksaan dan validasi data (metode integrity constrain), yaitu berisi aturan-

aturan atau batasan-batasan untuk tujuan terlaksananya integritas data.

· Konkuren : mekanisme untuk menjamin bahwa transaksi yang konkuren pada database multi user

tidak saling menganggu operasinya masing-masing.

3 Jenis Pemulihan :

1) Pemulihan terhadap kegagalan transaksi : Kesatuan prosedur alam program yang dapat mengubah / memperbarui data pada sejumlah tabel.

2) Pemulihan terhadap kegagalan media : Pemulihan karena kegagalan media dengan cara mengambil atau memuat kembali salinan basis data (backup)

3) Pemulihan terhadap kegagalan sistem : Karena gangguan sistem, hang, listrik terputus alirannya.

Teknik Pemulihan :

1) Defered upate / perubahan yang ditunda :

Perubahan pada DB tidak akan berlangsung sampai transaksi ada pada poin disetujui (COMMIT).

2) Immediate Update / perubahan langsung :

Perubahan pada DB akan segera tanpa harus menunggu sebuah transaksi tersebut disetujui.

3) Shadow Paging :

Menggunakan page bayangan dimana paa prosesnya terdiri dari 2 tabel yang sama, yang satu menjadi tabel transaksi dan yang lain digunakan sebagai cadangan.